Die Erfassung der gefahrenen Kilometer ist wichtig für das Protokollieren geschäftlicher Fahrten. Das Führen eines elektronischen Fahrtenbuches kann aus verschiedenen Gründen notwendig werden. Darunter etwa die Einhaltung von gesetzlichen Bestimmungen, steuerlichen Anforderungen oder die Fahrtkostenabrechnung. Gefahrene Kilometer zu erfassen ist also nicht nur nützlich, sondern je nach Art des Unternehmens oft auch erforderlich.

Grund­sätzlich werden alle Kilometer, die ein Mitarbeiter zu geschäftlichen Zwecken zurücklegt, erfasst und aufgezeichnet. Dazu gibt es eine Reihe von Systemen, von manuellen, papierbasierten Prozessen über Excel-Tabellen bis hin zu digitalen Fahrtenbuchlösungen, die das gesamte Verfahren automatisieren. Gehen wir auf diese Lösungen näher ein.

Fahrer und Fuhrpark­ma­nager haben wichtigere Aufgaben als die manuelle Erfassung der gefahrenen Kilometer in Fahrtenbüchern. Sie möchten also nicht viel Zeit für das Ausfüllen von Formularen oder Excel-Tabellen aufwenden müssen, um die gefahrenen Kilometer auf dem aktuellen Stand zu halten.

Immer mehr Unternehmen setzen daher Lösungen zur automatischen Erfassung der gefahrenen Kilometer ein. Diese Lösungen übernehmen die präzise Verwaltung der gefahrenen Kilometer für Ihre Geschäftsfahrzeuge, sodass der manuelle Aufwand entfällt und Sie sich ganz auf Ihre eigent­lichen Aufgaben konzentrieren können.

Besonders vorteilhafte Lösungen sind für diese Zwecke Fahrzeugortungs Apps auf Mobilgeräten.

Nehmen wir einmal an, dass Sie Fuhrparkfahrzeuge haben, die keinem bestimmten Fahrer zugewiesen sind. Eine hochwertige App zur Erfassung der gefahrenen Kilometer erstellt für jeden einzelnen Fahrer in Ihrem Fuhrpark ein Profil. Die Fahrer erledigen ihr Fahrtenmanagement dann über die App auf ihrem Mobilgerät: Wichtige Daten wie der Zweck der Fahrt, das genutzte Fahrzeug, Kilometerstand und so weiter lassen sich damit ganz einfach erfassen. So wird das manuelle Ausfüllen eines Fahrtenbuchs überflüssig. Manche Apps geben sogar Feedback zum Fahrverhalten.

Der Kilometerstand wird dann mit Echtzeit-Informationen aktualisiert, die direkt am Kilometerzähler des Fahrzeugs ausgelesen werden. Alle Fahrdaten können so gespeichert werden, dass sie dem Fuhrparkmanager für die Fahrtkostenabrechnung und den Nachweis der Korrektheit von Steuerinformationen vorliegen.

Einfach gesagt: Eine hochwertige App zur Erfassung der gefahrenen Kilometer erleichtert Fahrern und Fuhrparkmanagern die Arbeit. Durch die Automatisierung manueller Aufgaben wird der Verwaltungsaufwand geringer. Fahrer und Manager können sich ganz auf ihre wesentlichen Aufgaben konzentrieren. Das erhöht die Effizienz und senkt den Stresspegel.

Zusätzlich haben Sie die Gewissheit, dass grundlegende Aufgaben von einem zuverlässigen, konsistenten System übernommen werden. Im Fall einer Steuerprüfung können Sie die korrekte Versteuerung geldwerter Vorteile mühelos dank ihres elektronischen Fahrtenbuchs nachweisen. Die zuverlässige Aufzeichnung aus Ihrer App zur Erfassung der gefahrenen Kilometer kann zu diesem Zweck dem Finanzamt vorgelegt werden. Das ist eine enorme Erleichterung!

Wie bereits erwähnt, geben manche Apps zur Erfassung der gefahrenen Kilometer auch Feedback zum Fahrverhalten. Webfleet Logbook beispielsweise verwendet dazu das OptiDrive 360-System, das unter anderem Aspekte des Fahrverhaltens wie Tempoverstöße, auffällige Fahrmanöver, Leerlauf, Kraftstoffverbrauch, konstante Geschwindigkeit und Ausrollen erfasst. Diese Daten helfen dem Fahrer, sicherer, kostengünstiger und nachhaltiger zu arbeiten.

Ein wichtiger Aspekt beim Einsatz einer App zur Erfassung der gefahrenen Kilometer ist allerdings der Datenschutz der Fahrer. Eine hochwertige App zur Erfassung der gefahrenen Kilometer gibt dem Fahrer daher die Option, Tracinginformationen auszublenden, wenn er das Firmenfahrzeug für eine Privatfahrt verwendet. Sie müssen auch sicherstellen, dass der Anbieter der App Ihre gesamten Fahrt- und Fahrerdaten unter Beachtung der höchsten Sicherheitsanforderungen speichert.

Jedes Unternehmen hat eigene Anforderungen an den Funktionsumfang einer App zur Fahrzeugortung und Erfassung eines elektronischen Fahrtenbuchs. Vielleicht müssen Sie nur grundlegende Fahrdaten erfassen, aber vielleicht brauchen Sie auch umfassendere und aussagekräftigere Informationen.

In jedem Fall sollten Sie den Hauptgrund für den Einsatz einer App zur Erfassung der gefahrenen Kilometer nicht aus den Augen verlieren: Sie soll Ihnen die Arbeit erleichtern. Aus diesem Grund sollten Sie sich für eine App entscheiden, die benutzerfreundlich ist. Suchen Sie eine App mit einem benutzerorientierten Layout aus, mit der Sie und Ihre Fahrer mühelos umgehen können, sodass die Bedienung keinen übermäßigen Zeitaufwand erfordert.

Webfleet hat die Webfleet Logbook-App für Unternehmen wie Ihres entwickelt, die ihre Kilometerdaten effizient verwalten möchten. Wenn Sie das Fahrtenmanagement vereinfachen möchten, helfen wir Ihnen gerne weiter. Kontaktieren Sie noch heute einen unserer Experten und erfahren Sie, wie wir Sie unterstützen können.